Excelの超基本!画面の見方を覚えれば初心者でも作業効率アップ!

こんにちは!パソネットアカデミー学長です。

今回の講義では、初心者がExcelの作業効率をアップさせるためのコツとして、Excelの画面の見方と各部の名称や機能について、簡単に解説していきたいと思います。

自己流でExcelを使っている人は、画面にたくさん表示されている各機能の存在に気づいていない場合も多いと思うので、少しExcelに慣れてきた人にとっても、簡単に各機能の復習になれば良いなと思います。

まずExcelを使うためには、Microsoft Officeというソフトをパソコンにインストールしなければなりません。

そこで私がおすすめするのが、Office365 Soloというタイプ。

Office365 Soloは、月額1300円弱という会費制ですが、常に最新のオフィスソフトが利用できます。

買い切りのものだと3万円以上しますし、会費制のものと比較しても3年分近くなってしまうので、常にパソコンやオフィスソフトが更新され続けることを考えると、よほどのことがない限りは最新バージョンを使い続けることができる会費制プランの方が使いやすいと思います。

https://products.office.com/ja-JP/compare-all-microsoft-office-products?tab=1&icid=CNavSoftwareOffice

ソフトをインストールすると、パソコン左下のWindowsマークからExcelが選択できるようにあります。

Excelを起動すると下記の画像のような表示になるので、ファイルを新規で作成したい場合は「新規」、すでに編集中のファイルがある場合は「開く」、最近使ったアイテムの中に、今回編集したいファイル名が記載されていれば、そこから選択すると時間が短縮できると思います。

また、Excelをよく使う場合は「スタートにピン留め」または「タクスバーにピン留め」しておくと、Excelを起動するときに大変便利です。

時間短縮のために、Excelのアイコンをスタート画面やタスクバーにピン留め(ショートカット)しておくと良いと思います。


(タスクバーのExcelのアイコンを右クリックすると、上図のメニューウインドウが出現します)

次に、Excelの基本要素について解説していきます。

Excelの基本要素・画面の見方や名称について

Excelを起動してファイルを開くと、初心者のうちは圧倒されるくらい様々な情報が盛り込まれた状態で、画面いっぱいにExcelファイルが展開されると思います。

ここで、まず各項目の名称について解説しておきたいと思います。

Excelではファイルのことを「ブック」という

Excelではファイルのことをブックといいます。そのため、新規ファイルを作成するときも「空白のブック」と表現されているわけです。

例えば、複数のブック(ファイル)を開いて、ウインドウを切り替えながら複数のブックを同時に編集することも可能です。データを比較したり、データをコピーや貼り付けする際に便利です。

ちなみに、現在入力などの処理の対象になっているウインドウを「アクティブウインドウ」と表現します。

「シート」を複数作成して1つのブックを活用する

Excelには「シート」と呼ばれる単位があります。

新しいブックを作成すると左下のタブに「Sheet1」と書いてあり、そのタブの右側のプラスボタン(+)をクリックすることで、ブック内に複数のシートを作成することができます。

1枚のシートの大きさは、104万8576行×1万6384列です。これも、入力などの処理の対象となっているシートを「アクティブシート」と表現し、どのシートがアクティブシートになっているかは、先ほどのシートの名称が書かれているタブの部分を見ればわかります。

データを入力する最小単位のマスは「セル」

Excelのデータを入力するためのマスを「セル」といい、実際にここに数字や数式、文字などを入れて、関数を実行したり書類を作成していくことになります。

入力の対象になっているセルを「アクティブセル」といい、アクティブセルの場所は、セルの枠が太くなっているのですぐにわかります。

さらに、アクティブセルが選択されている行と列の番号は数字の色が変わるので、数式や関数などを入力するときに、入力するセルの位置を間違えないように目印にしていくと良いと思います。

Excelの画面構成について

次にExcelの画面構成について、簡単に説明していきたいと思います。

  1. タイトルバー
  2. ファイル名やアプリ名が表示されています。


  3. クイックアクセスツールバー
  4. 初期設定では「上書き保存」「ひとつ戻る」「ひとつ進む」のボタンが表示されています。他にあなたがよく使うコマンド(指示)を登録することもできます。


  5. リボンの表示オプション
  6. リボンの表示変更するときに使用。


  7. ウインドウの操作ボタン
  8. 「最小化」「元に戻す(縮小)」「ウインドウ最大化」「閉じる」などの操作を行なうボタンです。


  9. リボン
  10. 各操作やコマンドを実行するときに使用します。各操作の関連項目ごとにタブに分類されているので、どこに何があるのかを把握するのが、初心者のうちは大変だと思います。


  11. 操作アシスト
  12. 先ほどのリボンで行ないたい作業を探すための検索窓のような機能です。また、各機能や用語の意味を調べたりすることも可能なので、迷ったりわからなかったら積極的に活用すると良いと思います。


  13. 列番号
  14. シートの列番号を示します。セルが選択されている列は、他のセルと違う色をしているため、一目で把握できると思います。


  15. 行番号
  16. シートの行番号を示します。こちらもセルが選択されている行は、他のセルと区別できるようになっています。


  17. セル
  18. Excelで実際に数字や数式、文字を入力していく最小の単位で、セルの位置は行と列で表します(例:A1、D5、AC16など)


  19. アクティブセル
  20. 現在入力処理の対象となっているセルです。


  21. 全セル選択ボタン
  22. シート内のすべてのセルを選択する場合に使用します。


  23. 名前ボックス
  24. アクティブセルの位置などが表示されています。


  25. 数式バー
  26. アクティブセルの内容や数式などが表示されています。


  27. 数式バーの展開
  28. 数式バーを展開して表示領域を拡大できるボタン。


  29. シートの見出し
  30. 各シートの見出しは任意で名前を変更することが可能なので、わかりやすいシート名を付けておくと作業がしやすくなると思います。


  31. 新しいシート
  32. 新しいシートを挿入するときに使用するボタンです。


  33. 見出しスクロールボタン
  34. シート見出しの表示領域を移動するときに使用するボタンです。


  35. ステータスバー
  36. 現在の作業の状況や処理手順が表示されます。


  37. スクロールバー
  38. シートの表示領域を変更するときに使用します。入力する行や列が広範囲になってきた場合に、スクロールバーを利用すると素早く移動可能です。


  39. 表示選択ショートカット
  40. 表示モードを切り替えるときに使用。


  41. ズーム

シートの表示倍率を変更するときに使用します。状況に応じて、シートを拡大したり縮小したりして表示領域を変更すると作業がはかどると思います。

 
このようにひとつのブックで様々なボタンや機能がありますが、初心者のうちは名称や機能を一発で記憶したり、頭で理解することは非常に大変だと思います。

Excelの利用目的によって、使う機能はかなり偏ってくると思うので、まずはよく使う機能から位置を覚えて、理解を深めていくと作業の効率が上がると思います。

Excelに慣れてきたら、徐々に使える機能や各項目の名称と表示されているデータの意味を把握することで、さらなる作業効率アップを目指せると思いますので、どんどん活用していきましょう!

それでは次回に続きます。