在宅ビジネス初心者向け Excelの有効な使い方

こんにちは、パソネットアカデミー学長です。

ここでは在宅ビジネス初心者向けに、最低限覚えておくと便利な表計算ソフトのExcel(エクセル)のテクニックというテーマでカテゴリー分けして、少しでもあなたにお役に立てるようにわかりやすく解説していきたいと思います。

私が利用するのは、主にマイクロソフト社のExcelが中心となっていますが、オープンソース方式と呼ばれる方法で開発、提供されている無料のソフト「Open Office(オープンオフィス)」や「リブレオフィス(LibreOffice)」でも、ほとんど共通の操作で各項目の解説どおりに動作すると思いますので、良かったら参考にしてみてください。

在宅ビジネス初心者が、なぜExcelを導入した方が良いのか?

在宅ビジネス初心者が、表計算ソフトExcelを導入した方が良いのか?というと、Excelは在宅ビジネスだけではなく、様々なビジネスの場で非常に応用が効き、単純に便利なだけではなく、作業効率の大幅なアップが見込めるからです。

各種書類や契約書の作成も、別カテゴリーで紹介しているマイクロソフト社のWordよりExcelの方が便利なこともあり、マイクロソフトのオフィスソフトを利用できる環境ならば、最低限、WordとExcelは使えるようになっておくことで、めちゃくちゃ仕事がはかどるはずです。

在宅ビジネスを始める人の多くは、成果報酬に近い形で毎日の仕事に取り組むと思うので、作業効率アップ=時給のアップといっても過言ではありません。

WordとExcelを便利に使いこなすことにより、仕事を早く終わらせることができ、それが収入アップに繋がるということです。

超初心者のころは、作業スピードをアップさせるために少し時間がかかるかもしれませんが、ちょっとコツをつかめば、基本的な操作はすぐに使いこなせるようになって、あなたの作業スピードを何倍にもアップさせてくれるはずです。

今は「Excelは難しい!」という思い込みがあるかもしれませんが、ひとつずつ基本から学ぶことで必ず解消できるはずです。

実際に、Excelを起動させて触ってみると「なんだ!意外と簡単じゃん!しかも便利!」と感じると思うので、ぜひ私と一緒に、在宅ビジネスの作業効率をアップさせるためのExcel操作について学んでいきましょう。

Excelで何ができるのか?まず何をすべきなのか?

Excelで何ができるのか?まず何をすべきなのか?という点についてですが、これは人それぞれ必要としていることが違うと思うので一概には言えません。

とりあえず在宅ビジネス初心者の人は、Excelの基本とも言える「表の作成」を学ぶことが、Excelに対する恐怖心を取り去るのに非常に役に立つと思います。

その他、具体的にExcelで何ができるのか?というと、

  1. 表の作成(書類も可能)
  2. 簡単な計算から高度な計算まで瞬時に可能
  3. グラフの作成
  4. データの管理
  5. 表現力のある資料の作成
  6. データの分析
  7. 作業の自動化(マクロ)

 
上記の7項目がExcelを利用する主な理由になると思います。

ここでちょっと各項目について、もう少し掘り下げて書いていこうと思います。

表の作成

表の作成は、Excelの超基本的な機能で、セルに数字データや文字を入力し、枠線などを設定すれば簡単に表が作成できます。

私が在宅ビジネス初心者のころは、「見積書」、「請求書」、「領収書」などをWordではなくExcelでひな型を作成し、数字と宛名だけ入力すれば、すぐに発行できる状態にしていました。

特に複雑な資料作りやプログラミングを仕事としていないかぎり、計算(関数)と同じくらい使用頻度が高いのではないでしょうか?

計算

Excelに数式・関数を入力することにより、簡単な計算や複雑な計算まで瞬時にこなすことができます。

関数・・・というと拒絶反応を示してしまう人もいるかもしれませんが、単なる足し算も関数のうちのひとつです。

足し算といっても、ビジネスで行なう場合は間違いも許されませんし、非常に多くの項目をひとつずつ足すのは時間がかかりすぎるので、Excelを使うのが非常に便利です。

例えば、2017年1月1日~2017年12月31日までの売り上げの合計額を計算しなければいけない場合でも、すでに各日ごとの売り上げが入力されているなら、1年間の合計も、Excelなら一瞬で算出できます。

グラフの作成

セルに入力した値を利用して、簡単にグラフを作成できます。

グラフを使えば、データを視覚的に表示できるので、取引先に比較データを提出するときなどに便利だと思います。

データの管理

データの管理といっても、その種類は様々だと思いますが、例えば私の場合なら、お客さんのリストをまとめたり、売上台帳などの管理に使用しています。

お客さんの登録日付順に並べ替えたり、名前ごとに並べ替えたり、売上金額ごとや住所(地域)ごとに並べ替えたりすることも一瞬なので、非常に便利です。

資料の作成

Excelには、あらかじめたくさんの図形や図表が用意されているので、表現力のある見やすい資料を作成することができます。

先ほど紹介したグラフの作成と合わせて利用すると、非常に説得力のある資料作りに役立つはずです。

データの分析

資料作成の項目のひとつとも取れますが、データの項目名を自由に配置して、集計表や集計グラフなども簡単に作成できます。

データの分析として活用する場合に非常に便利です。

作業の自動化(マクロ)

一連の操作をマクロとして記録しておくと、その操作をまとめて実行することが可能で、頻繁に発生する操作に対しては、マクロとして記録しておくと同じ動作を繰り返す必要がなく、めちゃくちゃ作業効率が向上します。

少しプログラムに詳しい人以外は、日常的にはあまり使わない項目かもしれませんが、使いこなせるとこんなに便利だよ~ということで紹介しました。

在宅ビジネス初心者がExcelを使うべき理由まとめ

というわけで、Excelを使えば見積書などの日常的な書類や、取引先に提出する資料作りなどを簡単に作成できます。あとは、私なんかは作業日程や、目標達成シートなどを使って日々の作業の整理や段取りをまとめています。

在宅ビジネスとして、ネットショップやアフィリエイトを始めようと思っている人も、売り上げや経費の管理、日々の予定の入力などでExcelを利用するとかなり便利なので、最低でも基本操作程度は覚えておくと良いと思います。

それでは次回に続きます。